Bagi: Membuat Kartu Tanda Peserta Ujian Sekolah

Assalamu'alaikum Wr Wb. Ok, langsung aja posting kali ini juga terinspirasi dari pertanyaan Ibu Wakasek Kurikulum yang intinya menanyakan "bagaimana cara membuat Kartu Tanda Peserta Ujian Nasional yang paling mudah ini dikarenakan beliau sebelumnya selalu menggunakan fasilitas MailMerge pada Microsoft Office Word.

Ok kali ini saya gunakan aplikasi Microsoft Office Publisher 2007, salah satu kelebihan dibandingkan mailmerge pada word adalah: kita tidak perlu membuat tata letak kartu pada satu lembar kertas (pada work area Office Word, cukup buat satu desain Kartu Tanda Peserta Ujian, dan sisanya adalah mengatur pencetakan dokumen pada printer. Caranya sebagai berikut:

Pertama

Buka aplikasi Microsoft Office Publisher, pada Publication Types pilih Business Card dan geser scroll bar vertikal ke bawah hingga sampai pada Blank Size :

pada tampilan di atas ukuran yang tertera secara default pada Business Card adalah ukuran standar untuk membuat ID Card (55mm x 85mm). Klik tanda panah pada bentuk layout KTP (Kartu Tanda Peserta) yang dikehendaki (portrait atau lanscape), dan klik Duplicate.

Kedua

Pada kotak dialog custom page size berikut adalah untuk menentukan ukuran dari Kartu Tanda Peserta Ujian dan ukuran kertas yang digunakan untuk mencetak kartu

Untuk menentukan ukuran dari kartu dan kertas yang akan digunakan untuk mencetak, tentunya disesuaikan dengan kebutuhan bapak/ibu sekalian, dan hasilnya pun dapat langsung dilihat pada preview, misal pengaturannya seperti berikut ini,

Pada contoh di atas, saya gunakan ukuran kartu : lebar = 9cm, tinggi = 10 cm, margin pada kartu (kanan, kiri, atas dan bawah) masing-masing = 0,2 cm. Kertas untuk mencetak F4 (HVS) = 21,59 cm x 33,00 cm. Dan hasil pencetakan otomatis seperti terlihat pada tab preview (6 kartu pada satu lembar kertas).

Ketiga

Berikutnya adalah membuat desain kartu tanda peserta yang akan kita cetak, semua tergantung dari kebutuhan bapak dan ibu sekalian, hanya saja yang jadi point penting adalah data apa saja yang akan tetap untuk kartu tanda peserta (misalnya, logo kop kartu, identitas sekolah penyelenggara, tanggal kartu, Nama dan tanda tangan kepala sekolah, dll), dan data yang berubah (seperti nama peserta, nomor tes, ruang, ttl, dll). Misalnya seperti berikut ini

Contoh di atas untuk data yang tetap pada kartu, dan data yang tidak tetap di kosongkan. Dan alangkah lebih baiknya bila data teks di tambahkan melalui menu insert TEXT BOX

Keempat

Selanjutnya adalah mempersiapkan data yang akan di masukkan kedalam kartu tanda peserta, data dibuat dengan excel, jika pada contoh di atas maka data terdiri dari nama, kelas, nopes, dan ruang ujian. Misalnya lagi (mudah-mudahan pada gak bosen dengan misal hehehehe)

Dan simpan data.

Selanjutnya adalah memasukkan data pada kartu melalui perintah mailmerge yang ditampilkan melalui menu Tools > Mailings and Catalogs > Mail Merge,

Kemudian langkahnya secara berurut seperti pada gambar di atas : (1) Use an exiting list -> (2) arahkan ke data excel yang telah dibuat/dipersiapkan dan klik OK -->(3) pilih sheet yang digunakan -> (4) data yang di checklist adalah data yang akan di cetak.

Dan terakhir adalah memasukan data dari mail merge ke kartu yang akan di cetak